10 κρυφές λειτουργίες των Εγγράφων Google που θα ενισχύσουν την αποτελεσματικότητά σας


Αυξήστε τη ροή εργασιών σας με αυτές τις μυστικές λειτουργίες των Εγγράφων Google.

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν αρκετές λιγότερο γνωστές λειτουργίες που, μόλις τις δείτε, θα αναρωτιέστε πώς ζούσατε χωρίς αυτές. Από τη γρήγορη δημιουργία εγγράφων έως τη γραφή χωρίς περισπασμούς, έχουμε εύχρηστα κόλπα για όλους.

1 Doc.new: Δημιουργήστε άμεσα ένα νέο κενό έγγραφο

Δεν χρειάζεται να επισκέπτεστε το Google Drive ή τα Έγγραφα κάθε φορά που χρειάζεστε ένα νέο κενό έγγραφο. Εξοικονομήστε μερικά κλικ και δημιουργήστε ένα απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής σας. Απλώς πληκτρολογήστε "doc.new" στη γραμμή αναζήτησης και πατήστε enter.

Τα Έγγραφα θα δημιουργήσουν αμέσως ένα νέο κενό έγγραφο χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google στον οποίο είστε συνδεδεμένοι αυτήν τη στιγμή και μπορείτε να πληκτρολογήσετε αμέσως.

2 Εργαλείο εύρεσης: Δεν υπάρχει άλλη αναζήτηση στα μενού

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν αρκετές λιγότερο γνωστές λειτουργίες που, μόλις τις δείτε, θα αναρωτιέστε πώς ζούσατε χωρίς αυτές. Από τη γρήγορη δημιουργία εγγράφων έως τη γραφή χωρίς περισπασμούς, έχουμε εύχρηστα κόλπα για όλους.

Η παρακολούθηση του τι βρίσκεται στα Έγγραφα μπορεί να είναι πρόκληση. Εκεί μπαίνει το εργαλείο εύρεσης. Αντί να κάνετε μη αυτόματη κύλιση σε κάθε μενού, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση σε ολόκληρη τη γραμμή μενού και να βρείτε το εργαλείο που χρειάζεστε αμέσως.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο εύρεσης, κάντε κλικ στο μενού "Βοήθεια" στο επάνω μέρος του Εγγράφου σας και επιλέξτε "Αναζήτηση στα Μενού". Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση Alt +/. Το εργαλείο εύρεσης θα εμφανιστεί στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης σας. Πληκτρολογήστε το όνομα εργαλείου που χρειάζεστε και το εργαλείο εύρεσης θα το εμφανίσει στο αναπτυσσόμενο μενού.

3 Μορφή χωρίς σελίδα: Καταργήστε την προβολή με επίκεντρο το χαρτί

Από προεπιλογή, τα Έγγραφα Google χρησιμοποιούν μια μορφή σελίδας που μιμείται την εμφάνιση του εγγράφου σας στην εκτύπωση. Ωστόσο, σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, ποιες είναι οι πιθανότητες να χρειαστείτε πραγματικά ένα έντυπο αντίγραφο του εγγράφου σας; Εάν σκοπεύετε να εργαστείτε κυρίως ψηφιακά, μπορείτε να μεταβείτε σε μορφή χωρίς σελίδα για να διαγράψετε αλλαγές σελίδας, να προσθέσετε ευρείες εικόνες στα έγγραφά σας και να συμπτύξετε τις επικεφαλίδες σας.

Για να ενεργοποιήσετε τη μορφή χωρίς σελίδα στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Ρύθμιση σελίδας".

Στο παράθυρο διαλόγου ρύθμισης σελίδας, μεταβείτε στην καρτέλα "Χωρίς σελίδες" και κάντε κλικ στο "OK". Με αυτόν τον τρόπο θα ενεργοποιηθεί η μορφή χωρίς σελίδα μόνο στο τρέχον έγγραφο. Εάν θέλετε όλα τα έγγραφά σας να ξεκινούν σε μορφή χωρίς σελίδα από προεπιλογή, επιλέξτε "Ορισμός ως προεπιλογής".

Μόλις ενεργοποιήσετε τη μορφή χωρίς σελίδα, το σύμβολο "v" θα εμφανιστεί στα αριστερά των επικεφαλίδων σας όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω τους. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα συμπτύξει/επεκτείνει τις επικεφαλίδες σας.

4 Μετάφραση εγγράφου: Αποκωδικοποίηση Ξένων Γλωσσών

Τρέχετε σε μια γλώσσα που δεν καταλαβαίνετε; Δεν χρειάζεται να σπάσετε τη συγκέντρωσή σας για να ανοίξετε τη Μετάφραση Google. Χρησιμοποιήστε αντί αυτού τον ενσωματωμένο μεταφραστή των Εγγράφων Google.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον μεταφραστή ανοίγοντας το μενού "Εργαλεία" και επιλέγοντας "Μετάφραση εγγράφου".

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε τη γλώσσα στην οποία θέλετε να μεταφράσετε το έγγραφό σας και πατήστε "Μετάφραση". Τα Έγγραφα θα ανοίξουν ένα μεταφρασμένο αντίγραφο του εγγράφου σας σε μια νέα καρτέλα.

5 Εργαλείο εξερεύνησης: Αναζήτηση πέρα από το έγγραφό σας

Την επόμενη φορά που θα χρειαστείτε περισσότερες πληροφορίες για ένα θέμα, μια αναφορά σε κάτι που γράψατε στο παρελθόν ή μια εικόνα για να εμπλουτίσετε το έγγραφό σας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Εξερεύνηση. Το εργαλείο εξερεύνησης σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε αναζητήσεις (διαδίκτυο και Google Drive) μέσα από το έγγραφό σας.

Μπορείτε είτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο εξερεύνησης από το μενού "Εργαλεία" ή να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Alt + Shift + I.

Το εργαλείο θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά του εγγράφου σας. Εισαγάγετε το ερώτημα αναζήτησής σας και περιηγηθείτε στις καρτέλες "Ιστός", "Εικόνα" και "Οδήγηση" για να βρείτε το σωστό αποτέλεσμα αναζήτησης.

6 Αυτόματη σήμανση: Αποδέσμευση από τη γραμμή εργαλείων

Εάν έχετε βαρεθεί να μεταφέρετε το δείκτη του ποντικιού στη γραμμή εργαλείων όταν πρέπει να εφαρμόσετε μια επικεφαλίδα ή μια έντονη γραφή σε μια φράση, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη σήμανση στα Έγγραφα. Το Markdown σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε το κείμενό σας με εισόδους πληκτρολογίου. Μπορεί να χρειαστεί ένα λεπτό για να μάθετε, αλλά θα σας εξοικονομήσει πολύτιμα δευτερόλεπτα μακροπρόθεσμα - υπάρχει ακόμη και ένα ισχυρό επιχείρημα για να γράψετε τα πάντα στο Markdown για να αξιοποιήσετε αυτήν την αποτελεσματικότητα. Εάν είστε ολοκαίνουργιος στην ιδέα του Markdown, ρίξτε μια ματιά στο φύλλο εξαπάτησης How-To Geek Markdown.

Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη σήμανση στα Έγγραφα, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία και επιλέξτε "Προτιμήσεις". Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει αυτόματη ανίχνευση σήμανσης και κάντε κλικ στο OK.

7 Διπλή πλήρη οθόνη: Γράψιμο χωρίς περισπασμούς στα Έγγραφα

Εάν θέλετε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς ενώ εργάζεστε, μπορείτε να απολαύσετε την απόλυτη συναρπαστική εμπειρία γραφής στα Έγγραφα Google συνδυάζοντας την πλήρη οθόνη του προγράμματος περιήγησής σας και την πλήρη οθόνη στα Έγγραφα.

Κάντε κλικ στο μενού "Προβολή" και επιλέξτε πλήρη οθόνη. Αυτό θα ενεργοποιήσει την πλήρη οθόνη στα Έγγραφα.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στις τρεις διακεκομμένες γραμμές στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Αυτό θα πρέπει να ανοίξει τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας. Μεταβείτε στο "Ζουμ" και κάντε κλικ στο εικονίδιο πλήρους οθόνης. Εναλλακτικά, πατήστε F11 ή Fn + F11 (ή οποιαδήποτε άλλη συντόμευση συστήματος υπάρχει στον υπολογιστή σας) για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία πλήρους οθόνης του προγράμματος περιήγησης.

Διπλασιάζοντας τις λειτουργίες πλήρους οθόνης, ελαχιστοποιείτε την οπτική ακαταστασία στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης και, στη συνέχεια, μειώνετε περαιτέρω την ακαταστασία μεταβαίνοντας το πρόγραμμα περιήγησης σε λειτουργία πλήρους οθόνης. Εάν απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις στον υπολογιστή σας, η εμπειρία γραφής δεν θα σας ενοχλεί σχεδόν καθόλου, όσο δεν θα γράψετε σε μια γραφομηχανή!

Όταν τελειώσετε με την εστιασμένη συνεδρία γραφής, μπορείτε να βγείτε από τη λειτουργία διπλής πλήρους οθόνης πατώντας το πλήκτρο "ESC" και F11 ή Fn + F11 ξανά στο πληκτρολόγιό σας.

8 Εισαγωγή εικόνων Google Photos: Οι φωτογραφίες σας, κατ' απαίτηση

Την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να εισαγάγετε μια φωτογραφία που τραβήξατε με την κάμερα του τηλεφώνου σας σε ένα Έγγραφο Google, εισαγάγετε την απευθείας από το Google Photos. (Λάβετε υπόψη ότι για να λειτουργήσει αυτό για φωτογραφίες τηλεφώνου και όχι μόνο για εικόνες που έχετε μεταφορτώσει μη αυτόματα στο Google Photos, πρέπει να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Google Photos στο τηλέφωνό σας και να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό.)

Για να εισαγάγετε φωτογραφίες και εικόνες από τις Φωτογραφίες Google σε ένα Έγγραφο Google, μεταβείτε στο μενού εισαγωγής, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το "Εικόνα, και επιλέξτε "Φωτογραφίες".

Ένα εργαλείο Google Photos θα εμφανιστεί στα δεξιά της οθόνης. Επιλέξτε τις εικόνες που θέλετε και κάντε κλικ στο «Εισαγωγή» για να τις προσθέσετε στο έγγραφό σας.

9 Λεξικό: Στιγμιαίοι ορισμοί και συνώνυμα

Την επόμενη φορά που θα συναντήσετε μια λέξη που δεν γνωρίζετε, χρησιμοποιήστε το ενσωματωμένο λεξικό Έγγραφα για να την αναζητήσετε και να βρείτε συνώνυμα.

Για να χρησιμοποιήσετε το λεξικό, επισημάνετε τη λέξη που θέλετε να αναζητήσετε και κάντε κλικ στο μενού εργαλείων. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε το λεξικό. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση: Ctrl + Shift + Y

Το εργαλείο λεξικού θα εμφανιστεί στα δεξιά σας. Δείχνει την προφορά, τον ορισμό και τα συνώνυμα της επισημασμένης λέξης σας.

10 Αυτόματη αντικατάσταση: Επέκταση κειμένου In-Doc

Εάν έχετε φράσεις που ξαναγράφετε συχνά, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο ρυθμίζοντας αυτόματες αντικαταστάσεις. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να ορίσετε συντομογραφίες τις οποίες τα Έγγραφα θα αντικαταστήσουν αυτόματα την πλήρη έκδοση.

Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία", επιλέξτε "Προτιμήσεις",καιμεταβείτε στην καρτέλα "Αντικατάσταση". Εισαγάγετε τη συντομογραφία σας στο αριστερό πλαίσιο και την πλήρη έκδοση στα δεξιά. Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε.

Εάν, για παράδειγμα, τύχαινε να είστε εκπρόσωπος του Το Κέντρο Derek Zoolander για παιδιά που δεν μπορούν να διαβάσουν καλά και θέλουν να μάθουν να κάνουν και άλλα πράγματα καλά και έπρεπε να αναφέρετε συχνά το επίσημο όνομα του ίδρυμα κατά τη δημιουργία εγγράφων, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα πολύ απλούστερο έναυσμα επέκτασης όπως το "dzc", επομένως εξοικονομήστε σημαντικό ποσό πληκτρολόγησης.

Οι κρυφές λειτουργίες των Εγγράφων Google κάνουν τη γραφή πιο απλή και αποτελεσματική. Μόλις αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε, δεν θα μπορείτε ποτέ να επιστρέψετε. Εάν αναζητάτε ακόμη περισσότερους τρόπους για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητά σας στα Έγγραφα Google, ελέγξτε τις καλύτερες λειτουργίες των Εγγράφων Google που εξοικονομούν χρόνο και αυτά τα εύχρηστα κόλπα δημιουργίας Εγγράφων Google που θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τη δουλειά πιο γρήγορα. Και ενώ είστε σε αυτό, μπορείτε επίσης να μάθετε μερικές συμβουλές και κόλπα για άλλα εργαλεία σουίτας Εγγράφων Google όπως τα Φύλλα Google, οι Φόρμες και οι Παρουσιάσεις.